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Stellenbeschreibung Sekretär / Sekretärin (m/w/div) Gültig ab: 01.04.2019 Direkter Vorgesetzter: GF Zweck der Stelle: Der/die Sekretär / Sekretärin (m/w/div) ist die rechte Hand des GF. Wichtige organisatorische Tätigkeiten des Unternehmens fallen in Ihren Tätigkeitsbereich sowie die Kommunikation nach Außen und Intern. Hauptaufgaben: - Entgegennahme und Bearbeitung der Post - Führung und Überwachung der Terminplanung und Urlaubsplan - Organisation Aktenordnung, Erstellung und Ablage von Dokumenten (sowohl Digital als auch Papier) - Erledigung der Korrespondenz des Geschäftsführers nach Diktat und selbständig - Organisation von Besprechungen und Diensteisen - Erstellen und Versenden von Rechnungen - Beschaffung von Materialien - Ausgeglichenheit und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Personentypen einstellen zu können - Selbständige Problemlösung herbeiführen - Ausgeprägte aktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle im Unternehmen - Verantwortung: Als Sekretär (m/w/div) haben Sie in alle Bereiche des Unternehmens Einblick und tragen dafür Verantwortung, daß Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden. Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen GF, Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen ist es besonders wichtig, daß bei potentiellen und bestehenden Kunden sowie bei Lieferanten ein positiver Eindruck des Unternehmens entsteht. Auch intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Anforderungen:  Erfahrungen im Bau- bzw. Dienstleistungsgewerbe  Dienstleistungs- und Serviceorientierung  gute PC-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office Word und Excel  ausgezeichnete Kommunikation in Wort und Schrift  Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft  Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen  Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein  Organisationsfreude  Konfliktfähigkeit  gute Umgangsformen Bemerkung: Bei Zustandekommen eines Arbeitsvertrages können bei Bedarf bzw. Notwendigkeit bereits vor Arbeitsbeginn 01.04.2019 Qualifizierungslehrgänge besucht werden, deren Kosten vom Unternehmen getragen werden.

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